Google Drive Playbook

01¿Por qué este cambio?

De archivos dispersos a un sistema organizado

La estructura de Drive en GMO no es una preferencia estética. Es la base operacional que permite que el equipo trabaje en paralelo, que los archivos sobrevivan la rotación del equipo y que encontrar algo tome segundos en vez de minutos.

El problema anterior

Sin una estructura definida, los archivos en Google Drive acumulan tres problemas que crecen con el tiempo:

Duplicidad: el mismo archivo existe en tres versiones distintas, en tres carpetas distintas, sin que nadie sepa cuál es la definitiva
Dependencia de personas: solo quien creó el archivo sabe dónde está. Si esa persona sale del equipo, el archivo se pierde en la práctica
Tiempo perdido buscando: cada búsqueda requiere preguntar, revisar varias carpetas o usar el buscador con resultados ambiguos

⚠️

El riesgo realUn archivo en el Drive personal de alguien no le pertenece a GMO. Si esa persona deja la empresa, el archivo desaparece con ella. Las Unidades Compartidas existen exactamente para evitar esto.

Los 3 beneficios del nuevo sistema

Beneficio	Qué significa en la práctica
Orden, trazabilidad y colaboración	Todos los archivos disponibles desde un lugar común. Sin duplicados. El equipo puede colaborar sobre los mismos archivos sin enviarse versiones por email.
Seguridad y gestión de accesos	Control claro de quién puede ver, editar, mover o eliminar cada carpeta. Se evita el borrado accidental de archivos críticos. El trabajo no depende de que una sola persona esté disponible.
Organización eficiente por equipos	Todo centralizado jerárquicamente: Clientes → Áreas → Productos. Cada equipo trabaja en su carpeta. Encontrar cualquier archivo toma segundos.

El principio central

La jerarquía de organización de Drive en GMO sigue un principio simple e irrompible:

📁

La jerarquía GMOTodo archivo vive dentro de su cliente. Todo cliente tiene las mismas áreas. Toda área tiene sus productos. No hay excepciones. Si un archivo no encaja en esta estructura, el problema está en el archivo — no en la estructura.

Esta consistencia es la que permite que cualquier miembro del equipo encuentre cualquier archivo de cualquier cliente, incluso si nunca trabajó en ese cliente antes.

02Estructura jerárquica

Clientes → Áreas → Productos → Archivos

Esta es la columna vertebral del Drive de GMO. Cuatro niveles, siempre en el mismo orden, sin excepciones. Memorizarla tarda 30 segundos. Aplicarla siempre marca la diferencia.

Los 4 niveles

01 🏢

Unidad Compartida = Cliente

Cada cliente de GMO tiene su propia Unidad Compartida. Es el contenedor de todo el ciclo de vida de ese cliente.

Ej: "PRISA", "JUMBO", "Easy", "Grupo Making Of Interno"

↓

02 📂

Carpetas = Áreas de servicio

Dentro de cada Unidad, las mismas 5 carpetas de área para todos los clientes. Siempre igual.

Agencia · Cliente · Content · Estrategia · SEO

↓

03 📁

Subcarpetas = Productos o períodos

Dentro de cada área, subcarpetas por producto, campaña o período de tiempo.

Ej: "Redes Sociales", "Campaña Verano 2026", "Linkbuilding Q2"

↓

04 📄

Archivos

El archivo vive en el nivel más específico posible. Nunca en la raíz de la Unidad ni de una carpeta de área.

Ej: "PRISA_Content_Post_Abr2026_v1"

Qué es una Unidad Compartida

Una Unidad Compartida es un espacio colaborativo dentro de Google Workspace donde los equipos almacenan y acceden a archivos de forma conjunta, sin depender de cuentas personales.

La diferencia clave con el Drive personal: todo lo que se almacena en una Unidad Compartida permanece disponible aunque la persona que lo subió salga del equipo. El archivo le pertenece a la Unidad — y por tanto a GMO — no a la persona.

Drive personal	Unidad Compartida
El archivo le pertenece a la persona	El archivo le pertenece a GMO
Si la persona se va, el acceso se pierde	Persiste aunque cambien los miembros
Solo el dueño controla los accesos	El Administrador gestiona todos los accesos
Sin control de versiones corporativo	Trazabilidad completa de cambios

Las 5 carpetas de área

Todos los clientes de GMO tienen exactamente las mismas 5 carpetas dentro de su Unidad Compartida. Esta consistencia es lo que hace que el sistema escale.

🏢

Agencia

Documentos internos de gestión de la cuenta: propuestas, contratos, reportes de reunión, briefings internos.

Propuestas Contratos Reportes

👤

Cliente

Archivos que vienen del cliente: branding, logos, assets, materiales de referencia y guías de identidad.

Branding Logos Assets

✍️

Content

Todo el contenido producido: textos, copys, guiones, calendarios editoriales, piezas gráficas.

Copys Gráficas Calendario

🎯

Estrategia

Documentos estratégicos: planes, análisis de competencia, objetivos, benchmarks y presentaciones de dirección.

Planes Análisis Benchmarks

🔍

SEO

Todo lo relacionado con posicionamiento: auditorías, keyword research, informes de GSC, linkbuilding.

Auditorías Keywords GSC

💡

¿Y si algo no encaja en ninguna carpeta?Antes de crear una carpeta nueva, pregúntate si ese archivo realmente no encaja en ninguna de las 5. En el 90% de los casos sí encaja. Si definitivamente no encaja, habla con el Administrador antes de crear estructura nueva.

03Roles y accesos

Quién puede hacer qué

Google Drive tiene 5 roles con permisos distintos. Asignar el rol correcto a cada persona es lo que hace que el sistema sea seguro y funcional al mismo tiempo.

Los 5 roles disponibles

01

Lector

Solo puede ver archivos. No puede descargar, comentar ni editar.

Solo lectura

02

Comentador

Puede ver y agregar comentarios en los archivos. No puede editar el contenido.

Lectura + comentarios

03

Colaborador

Puede añadir, editar y compartir archivos. No puede mover ni eliminar carpetas.

Edición completa

04

Gestor de Contenido

Puede añadir, editar, mover, eliminar y compartir contenido. No gestiona miembros ni ajustes de la Unidad.

Gestión de archivos

05

Administrador

Control total: gestiona contenido, agrega y remueve miembros, cambia roles y modifica los ajustes de la Unidad.

Control total

Quién recibe qué rol en GMO

Perfil	Rol recomendado	Por qué
Socios y dirección	Administrador	Visibilidad total y control de accesos para toda la empresa
Líderes de equipo / Account managers	Gestor de Contenido	Necesitan mover, organizar y gestionar archivos del cliente activamente
Colaboradores del equipo	Colaborador	Crean y editan archivos, pero no deben reorganizar la estructura
Clientes (acceso a su unidad)	Comentador	Pueden revisar y comentar sin poder modificar o eliminar
Proveedores / freelancers externos	Lector o Comentador	Acceso mínimo necesario para la tarea específica

⚠️

Principio de mínimo accesoSiempre asigna el rol mínimo que la persona necesita para hacer su trabajo. Un Colaborador no necesita ser Gestor de Contenido. Un cliente no necesita ser Colaborador. El exceso de permisos es el origen de la mayoría de los borrados accidentales.

Acceso de clientes a su Unidad

Los clientes de GMO tienen acceso a su propia Unidad Compartida — pero con restricciones importantes. El cliente ve lo que GMO decide mostrarle, no todo lo que hay en la Unidad.

El cliente recibe rol Comentador como máximo por defecto
El cliente accede a través de su propia cuenta Google — no necesita tener cuenta @mkof.cl
Si el cliente necesita subir archivos (assets, branding), se le da acceso de Colaborador solo a la carpeta Cliente, no a toda la Unidad
La carpeta Agencia nunca debe ser visible para el cliente — contiene documentos internos de gestión de cuenta

💡

Permisos por carpeta, no por UnidadGoogle Drive permite dar acceso a carpetas específicas dentro de una Unidad. Usa esto para compartir solo la carpeta Content o SEO con el cliente, sin que vea Agencia ni Estrategia.

04Naming de archivos

Cómo nombrar archivos en GMO

El naming no existía de forma definida en GMO. Este capítulo lo establece. Un nombre de archivo bien hecho elimina el 90% de las preguntas "¿dónde está X?" y "¿cuál es la versión final?".

Por qué importa

Sin naming definido, todos los archivos terminan llamándose igual de distinto:

❌ El caos actual "doc final.docx" · "PRISA post junio.pptx" · "v2 definitivo 2.pdf" · "copia de propuesta" · "banner_bueno_estefinal"

Ninguno dice quién es el cliente, de qué área es, qué tipo de archivo es ni si es la versión final. El resultado: 10 minutos buscando lo que debería tomar 10 segundos.

La fórmula GMO

CLIENTE_AREA_TIPO_FECHA_VERSION

CLIENTE _ ÁREA _ TIPO _ FECHA _ VERSIÓN

Cliente: Nombre corto del cliente en mayúsculas · Área: Agencia / Content / SEO / Estrategia / Cliente
Tipo: Propuesta / Post / Informe / Brief / Reporte / Auditoria
Fecha: MesAño en 3 letras + año (ej: Abr2026) · Versión: v1 / v2 / vFinal

❌ Sin naming"propuesta nueva cliente.pdf"

✅ Con la fórmula GMO"PRISA_Agencia_Propuesta_Abr2026_v1.pdf"

ℹ️

Reglas de formatoSin espacios — usar guión bajo (_). Sin tildes ni ñ (compatibilidad con sistemas). Mayúsculas para el cliente. Sin palabras como "final", "definitivo", "bueno" — usa el número de versión.

Ejemplos por área

Área	Ejemplo correcto
Agencia	JUMBO_Agencia_Propuesta_Mar2026_v2.pdf
Content	PRISA_Content_CalendarioEditorial_May2026_v1.xlsx
Content (pieza)	EASY_Content_PostIG_CampañaVerano_Jun2026_vFinal.png
SEO	JUMBO_SEO_AuditoriaOnPage_Abr2026_v1.pdf
Estrategia	PRISA_Estrategia_PlanAnual_2026_v3.pptx
Cliente (asset)	EASY_Cliente_Logo_PNG_2026.zip

05Reglas de uso

Lo que siempre y nunca hay que hacer

Estas son las reglas de higiene del Drive de GMO. No son opcionales. Son los acuerdos que mantienen el sistema funcionando para todo el equipo.

Lo que siempre hay que hacer

✅

Subir archivos dentro de la carpeta correcta. Nunca en la raíz de la Unidad ni de un área. Siempre en la subcarpeta correspondiente al producto o período.

✅

Usar la fórmula de naming. CLIENTE_AREA_TIPO_FECHA_VERSION. Sin espacios, sin tildes, sin "final definitivo v2 bueno".

✅

Trabajar directamente en Drive, no descargando. Si editas un Google Doc o Slides descargado y lo vuelves a subir, creas una versión desconectada del historial de cambios.

✅

Pedir acceso antes de compartir. Si alguien externo necesita acceso, avisar al Administrador de la Unidad. No compartir links de "cualquiera con el link puede editar" sin autorización.

✅

Marcar la versión final claramente. Cuando un archivo llega a su versión definitiva, renombrarlo con _vFinal. Las versiones intermedias pueden quedarse pero la final debe ser inconfundible.

Lo que nunca hay que hacer

🚫

Guardar archivos de clientes en el Drive personal. Todo lo que sea de trabajo va en la Unidad Compartida del cliente. Sin excepciones. El Drive personal es para notas personales — nada más.

🚫

Eliminar archivos sin consultar. Si crees que algo es obsoleto o duplicado, muévelo a una carpeta "_Archivo" o "_Deprecated" — no lo borres. Los borrados son irreversibles y pueden eliminar trabajo de otro.

🚫

Crear carpetas nuevas sin estructura. Antes de crear una carpeta, verificar que no exista ya. Si hay duda sobre dónde va algo, preguntarle al Administrador o al líder de equipo.

🚫

Compartir la Unidad completa con el cliente. El cliente solo accede a las carpetas que GMO decide mostrarle. La carpeta Agencia nunca es visible para el cliente.

Antipatrones frecuentes

Antipatrón	Por qué es un problema	Corrección
"Lo guardo aquí por ahora"	El "por ahora" dura para siempre. El archivo se pierde en un lugar incorrecto.	Subir directamente al lugar correcto, aunque tome 30 segundos más encontrarlo.
Versiones sin control: "v2 final2 definitivo"	Nadie sabe cuál es la real. Se trabaja sobre versiones equivocadas.	v1, v2, v3, vFinal. Solo eso.
Archivo en Drive personal "para tenerlo a mano"	Si esa persona se va, el archivo desaparece para la empresa.	Todo de trabajo va en la Unidad Compartida. Sin excepciones.
Enviar archivos por email en vez de compartir link	Se crean copias desconectadas. Nadie trabaja sobre la versión actualizada.	Siempre compartir el link de Drive, nunca adjuntar el archivo.

06Drive + Claude + MOVA

Google Drive en el ecosistema GMO

Google Drive no opera solo en GMO. Está conectado con Claude y con los flujos de n8n que alimentan los módulos MOVA. Entender estas conexiones multiplica la utilidad del sistema.

El conector de Google Drive en Claude

Claude tiene un conector nativo de Google Drive que le permite buscar y leer documentos directamente desde una conversación. Activarlo toma 2 minutos y cambia la forma de trabajar con documentos.

Buscar documentos: "Claude, busca la propuesta de PRISA de marzo" — Claude busca en Drive y la encuentra
Resumir documentos: "Resume el plan estratégico de JUMBO" — Claude lee el archivo y entrega el resumen
Comparar versiones: "Compara la propuesta v1 y v2 de EASY y dime qué cambió" — Claude las lee y entrega el diff
Guardar outputs: Archivos generados por Claude (reportes, análisis) se pueden guardar directamente en la carpeta correcta de Drive

🔗

Cómo activarloclaude.ai → Settings → Connectors → Google Drive → Authorize. Autentícate con tu cuenta @mkof.cl. Claude solo accede a los archivos de las Unidades a las que tienes acceso — no puede ver más de lo que tú ves.

n8n lee y escribe en Drive

Varios módulos MOVA usan Google Drive como fuente de datos o como destino de outputs. Drive es parte activa de la infraestructura de automatización, no solo un lugar de almacenamiento.

Módulo MOVA	Cómo usa Drive
M15 · Auditor de Contenido	Lee el Google Sheet con las URLs a verificar desde Drive
M8 · Receptor de Egresos	Escribe los resultados del procesamiento de facturas en Sheets de Drive
M-Paid · Reportes	Lee datos de campañas desde Sheets, guarda el reporte final en la carpeta del cliente
M13 · Talent Intelligence	Lee CVs y JDs desde Drive para el análisis de candidatos

Prompts útiles con Claude + Drive

🔍

Buscar y resumir"Busca en Drive el informe mensual de JUMBO de marzo 2026 y dame un resumen ejecutivo en 5 puntos."

📋

Auditar una carpeta"Revisa la carpeta Content de PRISA y dime qué archivos no siguen la fórmula de naming CLIENTE_AREA_TIPO_FECHA_VERSION."

✍️

Generar y guardar"Genera el resumen de la reunión de hoy con EASY y guárdalo en la carpeta Agencia de EASY con el nombre EASY_Agencia_ResumenReunion_Abr2026_v1."

07Referencia rápida

Cheatsheet

Checklist de orden semanal

Una vez a la semana, cada persona del equipo debería hacer este recorrido rápido:

✅

¿Tengo archivos en mi Drive personal que deberían estar en una Unidad Compartida? Moverlos.

✅

¿Hay archivos sin nombre correcto en las carpetas que gestiono? Renombrarlos con la fórmula.

✅

¿Hay archivos en la raíz de alguna Unidad o área? Moverlos a la subcarpeta correcta.

✅

¿Compartí algo con permisos de "cualquiera con el link puede editar"? Revisar y restringir.

✅

¿Hay versiones antiguas que confunden con la versión final? Archivarlas en una carpeta _Versiones.

El mapa de carpetas GMO

📦 Unidad Compartida: [NOMBRE CLIENTE]
│
├── 📂 Agencia          ← Propuestas, contratos, reportes internos
│   ├── Propuestas
│   ├── Contratos
│   └── Reportes de Reunión
│
├── 📂 Cliente          ← Assets y materiales que entrega el cliente
│   ├── Branding
│   ├── Logos
│   └── Referencias
│
├── 📂 Content          ← Todo lo que produce el equipo de contenido
│   ├── Calendario Editorial
│   ├── Copys y Textos
│   └── Gráficas
│
├── 📂 Estrategia       ← Planes, análisis, presentaciones de dirección
│   ├── Plan Anual
│   ├── Benchmarks
│   └── Análisis de Competencia
│
└── 📂 SEO              ← Auditorías, keywords, informes GSC, linkbuilding
    ├── Auditorías
    ├── Keyword Research
    └── Informes GSC

💡

Fórmula de namingCLIENTE_AREA_TIPO_FECHA_VERSION · Sin espacios · Sin tildes · Sin "final" o "definitivo" · vFinal para la versión aprobada